ノーコードで受発注メールを自動仕分けしてみた記録

受発注のメールが1日に何十通も届く時期になると、目視での仕分けだけでかなりの時間が溶けていく。件名も差出人もバラバラで、優先度の高い注文とただの確認メールが同じ受信箱に並ぶ。これをノーコードの自動化ツールで仕分けてみた記録を残しておく。

使ったのはメールのフィルタ機能と、ノーコード自動化ツール

大がかりなシステムを組む余裕はなかったので、まずはメールソフト標準のフィルタ機能と、一般的なノーコード自動化ツールの組み合わせで始めた。特定のキーワードや差出人ドメインごとに振り分けるルールを作り、緊急度の高いものだけ通知が飛ぶようにする、という最低限の構成だ。

最初にぶつかったのは、件名の表記ゆれだった。同じ取引先からのメールでも、「至急」「【至急】」「大至急」のように表記がバラバラで、単純なキーワード一致では拾いきれない注文が出てきてしまった。

ここで、キーワードを増やすだけでなく、差出人×件名パターンの組み合わせでルールを設計し直した。あわせて、月に一度、拾いきれなかったメールを見直して、新しいパターンをルールに追加していく運用にした。完璧なルールを最初から作ろうとせず、少しずつ育てるという発想に切り替えたことが、結果的に一番効いた。

導入から数ヶ月経って、目視での一次仕分けにかかっていた時間は、体感で半分以下になった。一方で、金額や数量が通常と大きく異なる注文、初めての取引先からのメールは、あえて自動仕分けの対象から外し、必ず人の目を通す運用にしている。

この経験から言えるのは、自動化は全部を任せようとしないほうがうまくいく、ということだ。仕分けという一次判断だけをツールに渡し、最終的な確認や例外対応は人が持ち続ける。この線引きを最初に決めておくと、導入のハードルはぐっと下がる。